Como Melhorar o Controle dos Processos de Importação e Reduzir Planilhas

Gerenciar uma importação envolve acompanhar fornecedores, documentos, embarques, prazos, custos, pagamentos, desembaraço aduaneiro e diferentes profissionais envolvidos na operação.

Quando essas informações estão distribuídas entre planilhas, e-mails, documentos e diferentes sistemas, acompanhar cada processo pode se tornar uma tarefa complexa.

O problema tende a aumentar conforme cresce o número de importações em andamento.

Uma planilha que funciona bem para cinco processos pode começar a exigir controles paralelos quando a empresa passa a administrar dezenas de operações simultaneamente.

Por isso, melhorar o controle dos processos de importação não significa apenas organizar melhor uma planilha. É necessário estruturar informações, responsabilidades, etapas e indicadores de forma que a equipe consiga identificar rapidamente o que está acontecendo em cada operação.

O que deve ser controlado em um processo de importação?

Embora cada empresa possua características próprias, alguns elementos aparecem na maioria das operações.

Entre eles estão:

• fornecedor;
• número do pedido;
• importador e estabelecimento;
• Incoterm;
• moeda;
• modal;
• origem e destino;
• agente de carga;
• despachante aduaneiro;
• datas previstas e realizadas;
• ETD, ETA e ATA;
• documentos;
• pagamentos;
• câmbio;
• custos;
• containers;
• licenças e autorizações;
• desembaraço;
• pendências;
• responsável pelo processo.

O desafio não é simplesmente armazenar essas informações.

É conseguir relacioná-las ao processo e utilizá-las para acompanhar a operação.

Por que as planilhas começam a se tornar um problema?

Planilhas são ferramentas extremamente úteis e, para operações menores, podem atender bem às necessidades de controle.

A dificuldade surge quando passam a funcionar como o principal sistema de gestão da operação.

Nesse cenário, começam a aparecer diferentes versões do mesmo arquivo, controles paralelos, informações inseridas manualmente e dificuldades para identificar quem alterou determinado dado.

Outro problema é que uma planilha normalmente registra a situação da operação, mas não necessariamente ajuda a equipe a identificar o que precisa ser feito a seguir.

Uma importação pode constar como “em trânsito”, por exemplo, enquanto existe um documento pendente, um pagamento próximo do vencimento ou uma providência necessária antes da chegada da carga.

É essa diferença entre registrar e gerenciar que se torna importante conforme a operação cresce.

Centralize as informações de cada importação

Uma das primeiras medidas para melhorar a gestão é criar uma fonte central de informação.

Cada processo deve reunir os principais dados da operação, documentos, datas, responsáveis, custos e histórico.

Isso reduz a necessidade de procurar informações em diferentes locais antes de tomar uma decisão.

Em vez de consultar uma planilha, procurar um documento no e-mail e depois verificar outra plataforma para entender a situação de uma importação, a equipe passa a trabalhar a partir de uma visão consolidada.

Acompanhe etapas e marcos da operação

Outra prática importante é estruturar o processo por etapas.

Por exemplo:

Pedido → Produção → Pré-embarque → Embarque → Trânsito → Chegada → Desembaraço → Entrega → Encerramento.

Cada empresa pode adaptar esse fluxo à própria operação.

O importante é conseguir identificar rapidamente:

Onde o processo está?

Qual é o próximo marco?

Existe alguma pendência?

Quem é responsável pela próxima ação?

Esse tipo de acompanhamento ajuda a transformar o controle de importação em uma gestão mais orientada a exceções.

Em vez de verificar todos os processos manualmente, a equipe pode concentrar atenção naqueles que realmente precisam de intervenção.

Centralize os documentos

Commercial Invoice, Packing List, conhecimento de embarque, certificados, documentos aduaneiros e outros arquivos fazem parte da rotina de uma importação.

Quando esses documentos ficam espalhados entre e-mails, pastas locais e diferentes plataformas, localizar a versão correta pode consumir tempo e aumentar o risco de utilização de informações desatualizadas.

Associar os documentos diretamente ao processo facilita a consulta, a conferência e a colaboração entre os envolvidos.

Acompanhe o previsto e o realizado

Datas previstas são fundamentais para o planejamento.

Mas somente registrar o ETA ou a data estimada de entrega não é suficiente.

A comparação entre datas previstas e realizadas permite identificar atrasos e entender onde estão os principais gargalos da operação.

Ao longo do tempo, essas informações também podem gerar indicadores importantes, como lead time médio, variações de prazo e desempenho por fornecedor, rota ou modal.

Tenha visibilidade dos custos da importação

O controle operacional também deve estar conectado ao controle financeiro.

Frete, seguro, impostos, armazenagem, despesas aduaneiras, taxas, demurrage e outros custos influenciam o custo final da operação.

Centralizar essas informações por processo permite comparar valores previstos e realizados e acompanhar o custo efetivo da importação.

Essa visão é especialmente importante para empresas que precisam calcular o Landed Cost, ou custo total da mercadoria importada até sua disponibilização.

Use indicadores para identificar gargalos

Quando os processos são estruturados, os dados deixam de servir apenas para consulta.

Eles também podem ajudar na gestão.

Alguns indicadores úteis são:

• quantidade de processos em andamento;
• processos atrasados;
• lead time médio;
• variação entre ETA previsto e realizado;
• custos previstos x realizados;
• processos por fornecedor;
• processos por modal;
• processos por estabelecimento;
• ocorrências de demurrage;
• principais motivos de atraso.

O objetivo não é criar dezenas de indicadores, mas utilizar aqueles que ajudam a equipe a identificar problemas e tomar decisões.

Quando considerar um sistema de gestão de importação?

Não existe um número exato de processos que determine quando uma empresa deve deixar as planilhas.

Alguns sinais, porém, indicam que vale avaliar uma plataforma especializada:

• existem várias planilhas para controlar a mesma operação;
• informações precisam ser digitadas mais de uma vez;
• a equipe gasta muito tempo procurando documentos;
• é difícil identificar rapidamente processos atrasados;
• gestores dependem de relatórios montados manualmente;
• diferentes pessoas mantêm controles paralelos;
• o acompanhamento depende excessivamente de e-mails e mensagens;
• calcular custos por processo exige consolidar várias fontes.

Nesse estágio, o problema deixa de ser apenas organização.

Passa a existir uma oportunidade de centralização e automação.

Da planilha para uma gestão centralizada

O ComexOS é uma plataforma desenvolvida para centralizar a gestão das operações de comércio exterior.

Processos, documentos, prazos, custos, embarques, pendências e outras informações podem ser acompanhados em um único ambiente, permitindo que a equipe tenha uma visão mais clara do andamento das operações.

Em vez de substituir simplesmente uma planilha por uma tela, a proposta é estruturar a operação para que gestores e equipes consigam identificar o que está acontecendo, o que precisa de atenção e qual é o próximo passo.

Quer conhecer essa gestão na prática? Agende uma demonstração do ComexOS.